Automatisierte USt-IdNr.-Prüfung mit NTX
Das Funktionsmodul „NTX-USt-IdNr.-Prüfung online“ ermöglicht Ihnen eine schnelle und einfache Überprüfung der USt-IdNr. bei innergemeinschaftlichen Geschäften. So kann eine korrekte Besteuerung erfolgen und finanzielle Risiken können vermieden werden. Die automatisiert ablaufende Prüfung lohnt sich auch dann, wenn nur eine geringe Anzahl innergemeinschaftlicher Geschäfte abgewickelt werden, da der Aufwand für eine manuelle Abfrage entfällt und Eingabefehler vermieden werden. Ebenso kann die Archivierung der schriftlichen Bestätigungsmeldungen entfallen.
Wie nicht nur Steuerfachleute wissen, ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ein eindeutiges Identifikationsmerkmal für EU-Unternehmer im Bereich der Umsatzsteuer. Sie dient der Abwicklung von innergemeinschaftlichen Leistungen. Unternehmer, die am EU-Binnenmarkt teilnehmen, benötigen die USt-IdNr.
Die Notwendigkeit der Prüfung und Dokumentation der Gültigkeit einer USt-IdNr. zum Zeitpunkt einer geschäftlichen Transaktion mit dem europäischen Ausland zur Erlangung der Steuerfreiheit ist gesetzlich geregelt.
In der Praxis wird dieses Thema jedoch oft nur unzureichend gewürdigt, da meist das damit verbundene finanzielle Risiko nicht bewusst und der administrative Aufwand zu hoch ist. Wird im Nachhinein der Ausweis als innergemeinschaftliche Lieferung oder Leistung vom Finanzamt angezweifelt, kann es zu einer Nachforderung der in diesem Fall fälschlicherweise nicht ausgewiesenen Umsatzsteuer kommen.
In Deutschland muss der Steuerpflichtige mit der „Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns“ dokumentieren, dass die USt-IdNr. des innergemeinschaftlichen Geschäftspartners zum Zeitpunkt der geschäftlichen Transaktion gültig war.
Hier stellt sich die Frage, wie häufig die USt-IdNr. eines Geschäftspartners zu überprüfen ist. In der Praxis wird wegen des doch recht hohen Aufwands eine solche Prüfung oft nur einmalig im Rahmen der Neuanlage von Debitoren bzw. Kreditoren durchgeführt. Steuerfachleute sind sich jedoch einig, dass dies nicht ausreichend ist. Uneinigkeit herrschte in der Vergangenheit in Bezug auf die Zumutbarkeit des mit der Prüfung verbundenen Aufwands dahingehend, ob eine periodische Prüfung ausreicht oder ob bei jedem einzelnen Exportvorgang eine erneute Prüfung obligatorisch ist.
Eine rechtsverbindliche Antwort auf die obige Fragestellung können wir Ihnen natürlich nicht geben. Als Ihr Partner wollen wir Ihnen jedoch eine technische Lösung zur Aufwandsminimierung bieten. Unser neues Funktionsmodul „NTX-USt-IdNr.-Prüfung online“ hilft Ihnen dabei, den Prozess zur Prüfung der USt-IdNr. zu automatisieren. Und auch wenn Sie nur wenige innergemeinschaftliche Geschäfte haben, erspart Ihnen diese Funktion den Aufwand für eine noch dazu fehleranfällige Einzelabfrage über das Internet und die notwendige Archivierung der schriftlichen Bestätigungsmeldung.
Anfrage starten – Ergebnis dokumentieren – Bestätigung speichern
Für deutsche Unternehmen erfolgt die Überprüfung der USt-IdNr. über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Über einen Webservice wird die Anfrage unmittelbar aus NTX heraus gestartet und das Ergebnis der Anfrage ausgewertet, angezeigt und dokumentiert. Die Anfrage beinhaltet immer die eigene deutsche USt-IdNr. als Nachweis der Anfrageberechtigung, die zu überprüfende ausländische USt-IdNr. und die vorliegenden Angaben zu Firmenname (einschließlich der Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße. Als Antwort wird eine qualifizierte Bestätigung gesendet, die Aussagen zur Gültigkeit der USt-IdNr. enthält und zur Übereinstimmung der mitgeteilten Angaben mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU‑Mitgliedstaates registrierten Daten.
Die vom BZSt übermittelte elektronische Antwort wird in NTX eingebunden und gespeichert. Der Nachweis der durchgeführten qualifizierten Anfrage einer USt-IdNr. wird über den dabei empfangenen Datensatz geführt. Eine qualifizierte amtliche Bestätigungsmitteilung ist dann nicht erforderlich.
Alternativ zur Anfrage beim BZSt bzw. für nicht in Deutschland ansässige Unternehmen erfolgt die Anfrage analog zur beschriebenen Vorgehensweise über einen Webservice des VAT Information Exchange System (VIES) der Europäischen Union.
Im Bild ist das Ergebnis einer qualifizierten Anfrage dargestellt. Die Gültigkeit einer USt-IdNr. oder Übereinstimmung von Angaben wird mit einem grünen Signal gekennzeichnet. Ein gelbes Signal weist darauf hin, dass die Angaben nicht übereinstimmen oder nicht geprüft wurden, während mit rot eine ungültige USt‑IdNr. angezeigt wird.
Die skizzierte Funktion zur Überprüfung der USt-IdNr. steht für die Adressverwaltung zur Verfügung. Bei Bedarf kann die Prüfung auch in der Auftragserfassung, Abonnement- und Anzeigenverwaltung oder in einen automatisierten Prozess zur Überprüfung des Datenbestands erfolgen.
