NTX-E-Mail-Dokumentation mit angelegtem Termin&Kontakt-Datensatz.
Mit dem Funktionsmodul „NTX-E-Mail-Dokumentation“ können ein- und ausgehende E-Mails einer Adresse zugeordnet werden. Ein Termin&Kontakt-Datensatz wird im CRM angezeigt und einem User oder einer User-Gruppe (z. B. Kundenservice) zur weiteren Verfolgung zugeordnet. Das Verfassen der E-Mails selbst und ggf. auch der Zugriff auf das E-Mailpostfach findet weiterhin im Mail-Client statt.
„NTX-E-Mail-Dokumentation“ ermöglicht es, E‑Mails automatisiert einer Adresse in NTX zuzuordnen. Voraussetzung ist, dass der E‑Mailserver des Verlages so eingerichtet ist, dass die für eine Archivierung in NTX vorgesehenen E-Mails (z. B. an den Kundenservice adressierte E-Mails) an ein internes Postfach (beispielsweise crm@musterverlag.de) zur Analyse durch das o. g. NTX-Modul weitergeleitet werden.
E-Mails automatisiert zuordnen
So funktioniert es: E-Mails werden automatisiert Adressen in NTX zugeordnet. Hierfür werden die E-Mailadressen des Absenders und des Empfängers sowie die Betreffzeile der weitergeleiteten E-Mails analysiert. Kann eine E-Mailadresse eindeutig einer Adresse in NTX zugeordnet werden oder enthält die Betreffzeile der E-Mail einen Text in der Form „[KD=99999]“, wobei „99999“ dann die Adressnummer in NTX ist, so wird diese E-Mail der Adresse in NTX zugeordnet. Es wird dann ein Termin&Kontakt-Datensatz zu der Adresse in NTX angelegt; dieser enthält den Text der Mail, den Betreff, Datum und Uhrzeit und die E-Mailadresse. Vorhandene Anhänge werden auf dem NTX-Applikationsserver gespeichert und im Termin&Kontakt-Datensatz referenziert.
Handelt es sich um empfangene E-Mails, so werden die dazu angelegten Termin&Kontakt-Datensätze zur weiteren Bearbeitung im CRM-Center im „ToDo“-Reiter sortiert nach Absender-E-Mailadresse aufgeführt. Dort kann dann der zuständige Mitarbeiter des Kundenservice gesetzt werden oder für nicht zuordenbare E-Mails eine manuelle Zuordnung zur Adresse in NTX erfolgen.
Zum Antworten auf eingegangene E-Mails findet sich im Kontextmenü zu den Termin&Kontakt-Datensätzen der Funktionsaufruf „Antworten auf E-Mail“. Damit öffnet sich eine neue E-Mail mit einer voreingestellten E-Mailvorlage, die bereits mit Informationen aus NTX vorbelegt ist. Gleichzeitig wird ein Termin&Kontakt-Datensatz zur Kommentierung des Vorgangs durch den Bearbeiter erzeugt. Die Dokumentation der gesendeten E-Mail erfolgt analog zum E-Mail-Eingang.
