„Die Vorteile für uns liegen klar darin begründet, dass wir verschiedene Systeme in NTX zusammenführen können und sich damit viele Prozesse flexibel bei uns vereinfacht haben" sagt Julia Lössl, Leitung Vertrieb / Marketing beim Verlag Katholisches Bibelwerk. „Wir bilden in NTX die bisherigen Workflows in optimierter Form ab und haben auch jederzeit die Möglichkeit neue Workflows zu implementieren."
Der Verlag Katholisches Bibelwerk GmbH setzt NTX als zentrale Verlagssoftware ein und löst damit erfolgreich mehrere Insellösungen im Verlag ab. Prozesse zur Verwaltung der rund 8.000 Artikel werden dabei komplett über NTX gemanagt und über die eigene Versandbuchhandlung bibelwerk impuls angeboten.
Ausgangslage und Umstellungsprojekt
Der Verlag Katholisches Bibelwerk GmbH bietet die Bibel in allen Facetten, Sachbücher und Ratgeber rund um die Bibel, theologische Fachbücher aber auch fantasievolle Kinderbücher und ein hochwertiges Geschenksortiment an. Rund 8.000 Artikel werden verwaltet, von denen aktuell rund 1.600 Artikel direkt lieferbar sind. Diese setzen sich wiederum zusammen aus rund 1.000 eigenen Artikeln und etwa 600 Fremdtiteln. Die Verwaltung im Verlag erfolgte bisher über mehrere Insellösungen, die aufgrund der steigenden Anforderungen jedoch an ihre Grenzen stießen. Basis der bisherigen Lösung war Software21 des Herstellers Synthesis.
Zur Optimierung der Prozesse sollte eine neue und flexible Verlagssoftware eingeführt werden, die alle Verlagsprozesse weiter digitalisiert und optimiert. Nach einer Marktsondierung entschied sich der Verlag Katholisches Bibelwerk für die Verlagssoftware NTX, die als Software-as-a-Service (SaaS) implementiert werden sollte. Das Einführungsprojekt der Software lief über einen Zeitraum von 6 Monaten bis zur ersten Produktivschaltung weitestgehend reibungslos. Alle im Projekt auftretenden Anforderungen konnten durch die gute Zusammenarbeit aller Partner kurzfristig gelöst werden.
Verschiedene Distributionswege
Eine Herausforderung bei der Implementierung von NTXaaS waren die verschiedenen Distributionswege. Der Verlag Katholisches Bibelwerk beliefert den Buchhandel mit den eigenen Publikationen über einen Auslieferungspartner, zudem betreibt der Verlag mit „bibelwerk impuls“ (https://www.bibelwerk.shop) eine Versandbuchhandlung.
Beim Buchhandelsvertrieb arbeitet der Verlag Katholisches Bibelwerk mit der Verlagsauslieferung Brockhaus/Commission zusammen, die die komplette Auftragsabwicklung von der Auftragsannahme bis zur Logistik mit dem Buchhandel übernimmt. Hier wurde eine Schnittstelle zur Integration der Absatz- und Umsatzdaten auf Kunden- und Titelebene sowie Lagerbestände in NTX eingerichtet.
Die Versandbuchhandlung über den Webshop „bibelwerk impuls“ steuert einen wesentlichen Teil zum Geschäft des Verlags Katholisches Bibelwerk bei. NTX managt bei Bestellung über den Webshop oder über einen persönlichen Kontakt zum Verlag den kompletten Workflow von der Auftragserfassung über die Rechnungsstellung bis zum Warenausgang. Dabei werden neben den eigenen Produkten des Verlages auch Fremdprodukte anderer Verlage angeboten.
Das Modul „NTX-Besorgung“ ermöglicht die Disposition von Fremdtiteln sowie die Automatisierung von Bestellprozessen. In diesem Fall wurde das Auskunfts- und Bestellsystem des Buchhandels „PCBIS“ angebunden. Dies ermöglicht die automatisierte Bestellung von Fremdtiteln „on Demand“. Gehen Bestellungen von Fremdtiteln ein, werden diese Bestellungen automatisch über NTX beim Zwischenbuchhändler angefragt, bei Lieferbarkeit bestellt und an den Endkunden geliefert.
Einbindung des Endkunden-Auslieferungspartners
Eine weitere Besonderheit beim Verlag Katholisches Bibelwerk ist die Einbindung des Auslieferungspartners Südost Service GmbH als Distributionsdienstleister. Die Mitarbeiter der Südost Service GmbH arbeiten dabei direkt in der Verlagssoftware NTX und bearbeiten, wie die Mitarbeiter des Verlags, alle Vorgänge von der Auftragserfassung bis zum Warenausgang. Hierzu wurden User-Accounts mit entsprechenden Berechtigungen bei Südost Service GmbH angelegt, die eine maximale Datensicherheit gewährleisten und die Anforderungen an den Datenschutz erfüllen.
Zukunft
NTX soll weiter ausgebaut werden. So sollen beispielsweise die Honorarverwaltung und –abrechnung zukünftig über NTX abgebildet werden.
